Una obra se cobra con un contrato firmado, un anticipo antes de empezar y pagos por hitos que no dejan que la deuda crezca, y si aun así el cliente no paga, se reclama por escrito y de forma fehaciente antes de ir al juzgado. Un impago grave suele empezar igual: se trabajó semanas sin cobrar y sin papeles. En esta guía tienes el proceso completo por fases, qué dice la ley en cada paso y qué hacer con el IVA de una factura que no te pagan.
Antes de empezar: donde se evita casi todo el problema
La reclamación judicial es el último recurso, y es lento. Lo que de verdad protege tu dinero se decide en la mesa, antes de mover un saco. Estos son los seis elementos que no deberían faltar nunca.
Contrato por escrito
No hace falta un documento de veinte páginas. Hace falta que digan quién encarga, qué se hace, por cuánto, en qué plazo y cómo se paga. En contrato de obra para autónomos tienes las cláusulas una a una, y en modelos de contrato un texto base.
Presupuesto firmado y por partidas
Un precio global («reforma de baño: 9.000 €») es imposible de defender si hay discusión. Un presupuesto por partidas, con mediciones y unidades, te permite demostrar qué estaba incluido y qué es un extra. Pide que lo firme el cliente, no solo que lo acepte por mensaje.
Anticipo antes de empezar
Un anticipo del 20–30 % es práctica habitual en reformas y cubre material y arranque. Si un cliente se niega a adelantar nada, ya tienes información: o no tiene el dinero o no se fía. En los dos casos, el riesgo es tuyo.
Pagos por hitos
Divide la obra en tramos que se puedan comprobar: demoliciones terminadas, instalaciones cerradas, alicatado terminado, entrega. Cada hito, una factura. Así la deuda máxima en cualquier momento es un tramo, no la obra entera.
Cláusula de suspensión por impago
Escribe que, si un hito no se paga en el plazo pactado, puedes parar la obra hasta que se pague, sin penalización por retraso. Sin esa cláusula, parar puede volverse en tu contra si el cliente alega incumplimiento.
Solvencia del cliente
En obras grandes o con empresas, pregunta cómo se va a financiar la obra (hipoteca, préstamo, ahorro) y, si es una sociedad, mira si está al corriente de sus cuentas en el registro. Un cliente que cambia de tema cuando hablas de pagos es una alerta.
Durante la obra: facturar cada hito y no avanzar sin cobrar
La obra es donde se pierde la disciplina. El cliente está contento, la relación es buena y se deja «para el final». Ese final es el momento en que tienes menos poder de negociación.
- Emite la factura del hito el mismo día que se cumple. Una factura que sale tres semanas tarde se paga tres semanas tarde.
- No empieces el hito siguiente hasta cobrar el anterior. Es incómodo decirlo una vez; es mucho peor perder la obra entera.
- Cualquier cambio o extra, por escrito y firmado en un anexo antes de hacerlo: qué se cambia, cuánto cuesta y cómo afecta al plazo.
- Guarda fotos fechadas del estado de cada hito. Son la prueba de que el trabajo estaba hecho cuando facturaste.
- Si hay retraso en un pago, avisa en el momento. Un recordatorio a los tres días es normal; uno a los tres meses parece una sorpresa.
Al terminar: acta de recepción, remates y factura final
La entrega marca el paso de «obra en curso» a «deuda exigible». Hazla con método.
- Acta de recepción firmada por el cliente: fecha, obra entregada y, si los hay, remates pendientes con un plazo para hacerlos.
- Los remates pendientes se apuntan, no se usan como excusa para no pagar todo. Si quedan dos detalles, se pacta qué parte se retiene y hasta cuándo.
- Factura final con referencia al presupuesto, los anexos y las facturas de hitos anteriores, para que se vea el total y lo ya cobrado.
- Plazo de pago claro en la factura. Con empresas, la ley ya fija uno (lo vemos abajo). Con particulares, el que pactéis.
Plazos de pago e intereses: empresa o particular cambia todo
Las reglas no son las mismas si tu cliente es una empresa (o un autónomo que te contrata para su negocio) o un particular. Conviene tenerlo claro antes de reclamar.
| Cliente empresa (B2B) | Cliente particular | |
|---|---|---|
| Norma | Ley 3/2004 de morosidad | Código Civil |
| Plazo de pago | 30 días naturales desde la recepción del servicio (art. 4.1); pactado, nunca más de 60 (art. 4.3) | El pactado en el contrato |
| Cuándo empieza la mora | Automática, sin necesidad de aviso (art. 5) | Desde que reclamas judicial o extrajudicialmente (art. 1100 CC) |
| Interés | Tipo BCE + 8 puntos (art. 7.2): 10,40 % en el 2.º semestre de 2026 | El pactado o, si no hay, el interés legal (art. 1108 CC): 3,25 % en 2026 |
| Costes de cobro | 40 € fijos + costes acreditados que los superen (art. 8.1) | No hay cantidad fija legal |
Si el cliente no paga: el orden correcto
Reclamar bien es seguir una escalera. Cada peldaño deja prueba y prepara el siguiente. Saltarse pasos suele costar tiempo o derechos.
- Recordatorio amable por escrito (correo o mensaje) el día después del vencimiento, con la factura adjunta.
- Llamada para entender el motivo. No es lo mismo un problema de liquidez que una queja por la obra.
- Requerimiento fehaciente de pago, normalmente por burofax con certificación de texto y acuse de recibo: importe, facturas, plazo para pagar y aviso de reclamación judicial. Tienes un modelo en modelos de contrato.
- Si el cliente reconoce la deuda pero no puede pagar de golpe: reconocimiento de deuda firmado con plan de pagos y cláusula de vencimiento anticipado si falla un plazo.
- Intento de acuerdo previo (MASC), que hoy es requisito para muchos procedimientos judiciales.
- Procedimiento monitorio o juicio verbal, según el caso.
Por qué el burofax y no un WhatsApp
Porque deja constancia de qué dijiste, cuándo y que el cliente lo recibió. Con particulares, además, es lo que hace empezar la mora según el art. 1100 del Código Civil. Y una reclamación extrajudicial interrumpe la prescripción (art. 1973 CC).
El reconocimiento de deuda vale mucho
Un documento firmado en el que el cliente admite que debe una cantidad concreta te ahorra discutir la obra después. Si el plan de pagos falla, reclamas con un papel que él mismo firmó. En modelos de contrato hay un texto base.
La vía judicial: MASC, monitorio y verbal
Desde el 3 de abril de 2025, con la Ley Orgánica 1/2025, para presentar la mayoría de demandas civiles hay que acreditar antes un intento de solución fuera del juzgado (los MASC). No hace falta mediación formal: basta una negociación directa documentada. La solicitud interrumpe la prescripción y, si el cliente no responde en 30 días, la vía judicial queda abierta.
| Vía | Cuándo encaja | Abogado y procurador |
|---|---|---|
| Monitorio (LEC arts. 812–818) | Deuda de dinero vencida, líquida, exigible y documentada (facturas, albaranes). Cualquier importe | No para presentar la petición. Sí en la ejecución de más de 2.000 € |
| Juicio verbal | Reclamaciones hasta 15.000 € | No hasta 2.000 € |
| Juicio ordinario | Más de 15.000 €, o si el deudor se opone al monitorio por encima de esa cifra | Sí |
Cómo funciona el monitorio
Presentas la petición con las facturas y el juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días. Si no hace nada, puedes pasar a ejecutar. Si se opone y la deuda no pasa de 15.000 €, sigue como juicio verbal; si es mayor, tienes un mes para presentar demanda de juicio ordinario.
¿Hace falta MASC antes del monitorio?
No está claro. Hay debate sobre si el monitorio nacional exige el intento previo de acuerdo. Como el requerimiento por burofax ya es en la práctica una negociación directa, lo prudente es hacerlo siempre y guardarlo. Consúltalo con un abogado.
Tasas judiciales
Las personas físicas, y por tanto los autónomos, están exentas. El monitorio y el verbal de hasta 2.000 € también. Una sociedad paga una cuota fija de 100 € en el monitorio, 150 € en el verbal y 300 € en el ordinario.
El IVA de la factura impagada: recupéralo
Si emitiste la factura, ingresaste el IVA aunque no lo cobraras. La ley permite recuperarlo modificando la base imponible (art. 80.Cuatro de la Ley del IVA), siempre que cumplas todos estos requisitos:
- Que haya pasado un año desde el devengo. Si tu facturación del año anterior no superó 6.010.121,04 €, puedes hacerlo a los 6 meses o al año.
- Que la operación esté anotada en tus libros registro.
- Que el cliente sea empresario o profesional, o, si es consumidor, que la base imponible supere 50 €.
- Que hayas reclamado judicialmente, por requerimiento notarial o por cualquier medio fehaciente. El burofax sirve.
- Que emitas factura rectificativa en los 6 meses siguientes al fin de ese plazo y lo comuniques a la Agencia Tributaria en un mes (art. 24.2 del Reglamento del IVA).
Si eres subcontratista: la acción directa del art. 1597
Cuando trabajas para un contratista que no te paga, el Código Civil te da una vía poco conocida. El art. 1597 permite a quien pone trabajo y materiales reclamar directamente al dueño de la obra, hasta la cantidad que este todavía deba al contratista en el momento de la reclamación.
- Actúa rápido: si el dueño ya ha pagado todo al contratista, no queda nada que reclamar.
- Comunica la reclamación al dueño por medio fehaciente, con tus facturas y la prueba de que hiciste ese trabajo en esa obra.
- Guarda partes, albaranes, fotos y el Libro de Subcontratación si la obra lo tiene: demuestran que estuviste allí.
✅ Consejos prácticos
- • Factura cada hito el mismo día que se cumple.
- • No empieces un hito sin haber cobrado el anterior.
- • Todo extra, en anexo firmado antes de hacerlo.
- • Usa burofax para reclamar: deja prueba, inicia la mora con particulares e interrumpe la prescripción.
- • Calcula intereses y los 40 € de costes de cobro con clientes empresa.
- • Recupera el IVA de las facturas impagadas en cuanto se cumplan los plazos.
⚠️ Errores frecuentes
- • Empezar sin anticipo porque «el cliente parece serio».
- • Dejar todo el cobro para el final de la obra.
- • Hacer extras de palabra y facturarlos al terminar.
- • Reclamar solo por teléfono y mensajes durante meses.
- • Olvidar el plazo para recuperar el IVA y perderlo.
- • Seguir trabajando para un cliente que ya va con dos hitos de retraso.
📋 Checklist descargable
- Contrato firmado con forma de pago y suspensión por impago.
- Presupuesto por partidas firmado.
- Anticipo cobrado antes de empezar.
- Calendario de hitos con importe por hito.
- Anexos firmados para cada extra.
- Fotos fechadas de cada hito.
- Acta de recepción firmada.
- Burofax enviado si hay impago, con copia guardada.
- Control de plazos para modificar la base del IVA.
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⬇️ Descargar esta checklist en PDFPreguntas frecuentes
¿Qué hacer si un cliente no paga una obra?
Primero, reclamar por escrito y de forma fehaciente, normalmente por burofax, con importe, facturas y un plazo. Si reconoce la deuda, firmar un reconocimiento con plan de pagos. Si no, intentar un acuerdo previo y acudir al monitorio o al juicio verbal según el importe.
¿Cómo cobrar una factura impagada sin abogado?
La petición de monitorio no exige abogado ni procurador, sea cual sea el importe (LEC arts. 812–818). Tampoco el juicio verbal de hasta 2.000 €. Si el deudor se opone y la cuantía sube, o si hay que ejecutar más de 2.000 €, sí los necesitarás.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar el pago de una obra?
El plazo general es de 5 años (art. 1964.2 CC). Existe un plazo de 3 años en el art. 1967 para ciertos oficios, y no está claro si se aplica a las empresas de reformas. Lo prudente es reclamar pronto y, si la deuda es antigua, consultarlo con un abogado.
¿Puedo parar una obra si el cliente no paga?
Si el contrato lo prevé, sí, con mucha más seguridad. Por eso la cláusula de suspensión por impago es clave. Sin ella, parar puede dar pie a que el cliente alegue que el incumplimiento es tuyo. Comunica siempre la suspensión por escrito.
¿Qué intereses puedo cobrar por una factura impagada?
Con una empresa, el de la Ley 3/2004: tipo BCE más 8 puntos, un 10,40 % en el segundo semestre de 2026, más 40 € por costes de cobro. Con un particular, el pactado o el interés legal del dinero, un 3,25 % en 2026, desde que le reclamas.
¿Se puede recuperar el IVA de una factura que no me han pagado?
Sí, modificando la base imponible (art. 80.Cuatro LIVA) cuando pasen 6 meses o un año desde el devengo, según tu facturación, y tras reclamar de forma fehaciente. Luego emites factura rectificativa y lo comunicas a la Agencia Tributaria en un mes.
¿Un subcontratista puede reclamar al dueño de la obra?
Sí. El art. 1597 del Código Civil permite reclamar al dueño de la obra hasta lo que este deba todavía al contratista en el momento de la reclamación. Hay que moverse rápido y por escrito.
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