Una factura impagada se reclama en dos pasos: un requerimiento fehaciente de pago, normalmente por burofax, y, si no funciona, un procedimiento monitorio, que no exige abogado ni procurador para presentarlo. Entre uno y otro hay que dejar constancia de un intento de acuerdo, calcular bien los intereses y vigilar los plazos. Esta guía te lleva paso a paso, con lo que dice cada norma y los puntos en los que la ley todavía no está clara.
Antes de reclamar: comprueba que tu factura se puede defender
El juzgado no va a valorar si la obra fue bonita. Va a mirar si la deuda está documentada. Antes de enviar nada, reúne esto:
- La factura, con fecha, concepto claro e importe.
- El presupuesto firmado o el contrato, que demuestra que el cliente encargó el trabajo.
- Anexos o mensajes que aprueben los extras, si los hay.
- Albaranes de material, partes de trabajo y fotos fechadas.
- El acta de recepción, si se firmó, o cualquier prueba de que el cliente usa la obra.
- Toda la comunicación posterior: recordatorios, respuestas, excusas.
Paso 1: el recordatorio y la llamada
Muchos impagos son despiste o falta de liquidez puntual. Un recordatorio por escrito el día después del vencimiento, con la factura adjunta y en tono neutro, resuelve una parte. La llamada sirve para otra cosa: saber si el cliente no puede pagar o no quiere pagar.
Si no puede pagar
Negocia un plan de pagos, pero por escrito: un reconocimiento de deuda firmado, con importe, calendario y una cláusula que haga vencer todo si falla un plazo. Tienes un texto base en modelos de contrato.
Si no quiere pagar
Pregunta el motivo y apúntalo. Si alega defectos, pide que los concrete por escrito. Si no hay motivo, pasa al paso 2 sin más espera.
Paso 2: el requerimiento por burofax
El burofax con certificación de texto y acuse de recibo prueba qué enviaste, cuándo y que el destinatario lo recibió o lo rechazó. Tiene tres efectos legales que te interesan:
- Interrumpe la prescripción: el plazo para reclamar vuelve a empezar (art. 1973 del Código Civil).
- Con clientes particulares, inicia la mora: desde ese momento se deben intereses (art. 1100 CC).
- Sirve como reclamación fehaciente para recuperar el IVA de la factura (art. 80.Cuatro de la Ley del IVA).
Qué debe decir el burofax
Tus datos y los del deudor. Las facturas reclamadas, con número, fecha e importe. El total adeudado, con intereses si los calculas. Un plazo concreto para pagar, por ejemplo diez días. La cuenta donde ingresar. Y el aviso de que, si no paga, iniciarás acciones judiciales. Sin insultos ni valoraciones: es un documento que leerá un juez.
Envíalo también como propuesta de acuerdo
Si añades que estás abierto a hablar de un plan de pagos, el burofax puede servir además como intento de negociación directa, que hoy se exige antes de muchas demandas. Lo vemos en el paso 3.
Cuánto puedes reclamar: principal, intereses y costes
Lo que añades a la factura depende de quién es tu cliente.
| Concepto | Cliente empresa o autónomo | Cliente particular |
|---|---|---|
| Norma | Ley 3/2004 de morosidad | Código Civil |
| Plazo legal de pago | 30 días naturales desde la recepción (art. 4.1); pactado, máximo 60 (art. 4.3) | El pactado |
| Inicio de la mora | Automático (art. 5) | Desde la reclamación (art. 1100 CC) |
| Tipo de interés | BCE + 8 puntos (art. 7.2) | Pactado o legal del dinero (art. 1108 CC) |
| Tipo vigente | 10,15 % en el 2.º semestre de 2025 y el 1.er semestre de 2026; 10,40 % en el 2.º semestre de 2026 | 3,25 % en 2026 |
| Costes de cobro | 40 € fijos + costes acreditados que los superen (art. 8.1) | No hay importe fijo |
| Tras sentencia | Interés procesal: legal + 2 puntos (art. 576 LEC) | Interés procesal: legal + 2 puntos (art. 576 LEC) |
Un ejemplo con números
Una factura de 10.000 € a una empresa, vencida 90 días dentro del segundo semestre de 2026, genera 10.000 × 10,40 % × 90 / 365 = 256,44 € de intereses. A eso se suman los 40 € de costes de cobro. Con un particular, el interés solo corre desde que le reclamas, y al 3,25 % si no pactasteis otro.
Paso 3: el intento de acuerdo previo (MASC)
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 exige, para la mayoría de procesos declarativos civiles, acreditar que antes intentaste resolver el conflicto fuera del juzgado. Es lo que se conoce como MASC.
- No hace falta mediador ni notario: basta una negociación directa entre las partes, siempre que quede constancia.
- La solicitud de negociación interrumpe la prescripción.
- Si el deudor no responde en 30 días, puedes acudir a la vía judicial.
- Guarda la propuesta enviada, el acuse de recibo y cualquier respuesta: tendrás que aportarlos con la demanda.
Paso 4: el procedimiento monitorio
El monitorio (arts. 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es la vía pensada para deudas de dinero claras. Sirve para cualquier importe, siempre que la deuda sea dineraria, vencida, líquida, exigible y esté documentada, por ejemplo con facturas o albaranes.
- Presentas una petición inicial en el juzgado del domicilio del deudor, con las facturas y documentos. No necesitas abogado ni procurador para este escrito.
- El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días.
- Si paga, se archiva. Si no paga ni se opone, puedes pedir la ejecución.
- Si se opone y la deuda no supera 15.000 €, el asunto sigue como juicio verbal.
- Si se opone y la deuda supera 15.000 €, tienes un mes para presentar demanda de juicio ordinario.
- En la ejecución, si pasa de 2.000 €, necesitarás abogado y procurador.
Abogado, procurador y tasas: cuánto depende del importe
Si eres autónomo, como persona física estás exento de tasas judiciales. El monitorio y el verbal de hasta 2.000 € también están exentos para cualquiera. Las sociedades pagan la cuota fija en el resto de casos. Y recuerda que, si ganas con costas, parte de lo que gastes en abogado y procurador puede repercutirse al deudor: pregúntaselo a tu abogado antes de empezar.
| Trámite | Abogado y procurador | Tasa judicial (sociedades) |
|---|---|---|
| Petición de monitorio | No obligatorios, cualquier importe | Exento hasta 2.000 €; por encima, 100 € de cuota fija |
| Juicio verbal hasta 2.000 € | No obligatorios | Exento |
| Juicio verbal de 2.000 a 15.000 € | Obligatorios | 150 € de cuota fija |
| Juicio ordinario (más de 15.000 €) | Obligatorios | 300 € de cuota fija |
| Ejecución de más de 2.000 € | Obligatorios | Consúltalo con tu abogado |
Plazo para reclamar una factura impagada
El plazo general para reclamar una deuda es de 5 años (art. 1964.2 del Código Civil). Cada reclamación extrajudicial fehaciente, como el burofax, lo interrumpe y lo hace empezar de nuevo (art. 1973).
✅ Consejos prácticos
- • Prepara el expediente de pruebas antes de enviar el burofax.
- • Pon en el burofax un plazo concreto y la cuenta para pagar.
- • Ofrece en el mismo burofax un plan de pagos: te sirve como intento de acuerdo.
- • Calcula intereses por semestre y suma los 40 € con clientes empresa.
- • Reclama por burofax antes de 3 años desde la factura, por si acaso.
- • Usa el monitorio para deudas claras y documentadas.
⚠️ Errores frecuentes
- • Reclamar durante meses solo por WhatsApp.
- • Enviar un burofax agresivo o con amenazas: lo leerá un juez.
- • Presentar monitorio sin presupuesto ni prueba del encargo.
- • Aplicar intereses de la Ley 3/2004 a un cliente particular.
- • Dejar pasar el mes para presentar la demanda ordinaria tras la oposición.
- • Olvidarse de recuperar el IVA de la factura reclamada.
📋 Checklist descargable
- Factura, presupuesto firmado y anexos.
- Albaranes, partes y fotos fechadas.
- Recordatorio por escrito enviado.
- Burofax con certificación de texto y acuse de recibo.
- Intereses calculados por tramos.
- Propuesta de acuerdo documentada (MASC).
- Plazo de 30 días sin respuesta cumplido.
- Petición de monitorio con toda la documentación.
- Calendario de plazos procesales anotado.
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¿Cómo reclamar una factura impagada a una empresa?
Envía un burofax con las facturas, el total con intereses de la Ley 3/2004 (BCE + 8 puntos) y los 40 € de costes de cobro, y un plazo para pagar. Si no paga, documenta el intento de acuerdo y presenta un monitorio con las facturas.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?
El plazo general es de 5 años (art. 1964.2 CC), y cada burofax lo interrumpe. Existe un plazo de 3 años en el art. 1967 para algunos oficios, y no está claro si afecta a reformas. Por prudencia, reclama antes de 3 años y consulta con un abogado si la deuda es antigua.
¿Se puede hacer un monitorio sin abogado?
Sí. La petición inicial de monitorio no exige abogado ni procurador, sea cual sea el importe. Si el deudor se opone y la cuantía supera 2.000 €, o si hay que ejecutar más de 2.000 €, sí los necesitarás.
¿Qué tiene que poner un burofax de reclamación de deuda?
Tus datos y los del deudor, las facturas con número, fecha e importe, el total adeudado, un plazo para pagar, la cuenta de ingreso y el aviso de que iniciarás acciones judiciales. Pide certificación de texto y acuse de recibo.
¿Cuánto cuesta un procedimiento monitorio?
Si eres autónomo, como persona física estás exento de tasa judicial. Una sociedad está exenta hasta 2.000 € y, por encima, paga una cuota fija de 100 €. Si no usas abogado ni procurador en la petición, no hay más coste obligatorio en esa fase.
¿Es obligatorio intentar un acuerdo antes de reclamar judicialmente?
Para la mayoría de procesos declarativos civiles, sí, desde el 3 de abril de 2025 (LO 1/2025). Basta una negociación directa documentada. Si el monitorio lo exige es objeto de debate; lo prudente es hacerlo siempre.
¿Qué pasa si el deudor se opone al monitorio?
Si la deuda no supera 15.000 €, el asunto continúa como juicio verbal. Si la supera, tienes un mes para presentar demanda de juicio ordinario; si no lo haces, el procedimiento se archiva.
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