Si facturas con un programa, Verifactu te obliga a usar un software adaptado antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad, y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo. Es el momento de ordenar el resto: presupuestos por partidas, control de horas y costes por obra, seguimiento de cobros, documentación de prevención y un archivo que encuentres en dos minutos. Esta guía explica qué exige la ley, qué está todavía por confirmar y qué debe hacer cada sistema, sin recomendarte marcas.
Verifactu: qué es y a quién afecta
Verifactu es el nombre común del Reglamento de sistemas informáticos de facturación, aprobado por el RD 1007/2023. Obliga a que el programa con el que emites facturas cumpla unos requisitos: que cada factura quede registrada de forma que no se pueda alterar ni borrar sin dejar rastro, que lleve un código QR para que el cliente pueda comprobarla y que el sistema guarde un registro de eventos.
| Quién | Fecha límite | Norma |
|---|---|---|
| Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) | Antes del 1 de enero de 2027 | RD 1007/2023, plazos del RDL 15/2025 |
| Resto, incluidos autónomos | Antes del 1 de julio de 2027 | RD 1007/2023, plazos del RDL 15/2025 |
Dos formas de cumplir
El programa puede enviar cada registro de factura a la Agencia Tributaria en el momento (la modalidad «VERI*FACTU») o guardarlos con requisitos adicionales de seguridad y tenerlos a disposición de Hacienda. Lo decide tu programa y tu asesor; lo importante es que el software esté adaptado.
¿Y si facturo con una hoja de cálculo o un procesador de texto?
El reglamento se aplica a los sistemas informáticos de facturación. Si hoy haces facturas con plantillas, pregúntale a tu asesor cómo te afecta. En la práctica, pasar a un programa adaptado suele ser lo más sencillo y te ahorra dudas.
Factura electrónica entre empresas: qué se sabe
Verifactu y la factura electrónica obligatoria son cosas distintas. Verifactu trata de cómo registra tu programa las facturas. La factura electrónica B2B trata del formato en que se envían a otras empresas y de informar de cuándo se pagan.
- El RD 238/2026 desarrolla la obligación de facturar electrónicamente entre empresas y profesionales.
- Se aplicará por fases, empezando por las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año.
- El calendario efectivo para empresas pequeñas y autónomos no está confirmado. No te fíes de fechas que circulen sin la norma delante.
- Si ahora eliges programa, pide que contemple el formato de factura electrónica, aunque todavía no te toque.
Presupuestos por partidas: el sistema que protege tu margen
Un presupuesto por partidas no es solo más profesional. Es la base del contrato, de los pagos por hitos, del control de costes y de cualquier reclamación posterior. Un buen sistema de presupuestos debería permitirte:
- Trabajar con una base de precios propia por unidad: m², ml, ud.
- Separar mano de obra, material y medios auxiliares en cada partida.
- Aplicar tu margen de forma explícita, no a ojo sobre el total.
- Generar versiones y anexos de extras sin rehacer todo.
- Convertir el presupuesto aceptado en calendario de hitos y en facturas.
- Comparar al final lo presupuestado con lo gastado real.
Control de obra y de horas
Sin datos de cada obra, no sabes cuáles te dan dinero y cuáles lo pierden. El control mínimo tiene tres piezas.
Parte diario
Quién estuvo, cuántas horas, en qué partida y qué se hizo. Con fotos. Sirve para facturar, para justificar extras y para aprender cuánto tardas de verdad en cada trabajo.
Registro de jornada
Si tienes trabajadores, el registro diario de entrada y salida es obligatorio. Si lo haces con una aplicación que asigna horas a cada obra, matas dos pájaros de un tiro.
Costes por obra
Cada factura de proveedor y cada hora de trabajo, imputada a una obra. Al cerrar, comparas con el presupuesto y ajustas tu base de precios.
Seguimiento de cobros
Un impago casi nunca empieza grande. Empieza con una factura que nadie siguió. Tu sistema de cobros debe responder en un vistazo a tres preguntas: qué está facturado, qué está cobrado y qué está vencido.
- Listado de facturas emitidas con fecha de vencimiento.
- Aviso automático o semanal de facturas vencidas.
- Plantilla de recordatorio y de requerimiento de pago lista.
- Cálculo de intereses de demora para clientes empresa (Ley 3/2004, tipo BCE + 8 puntos).
- Control de plazos para recuperar el IVA de impagados (art. 80.Cuatro de la Ley del IVA).
Documentación de prevención
En cuanto tienes un trabajador o entras como subcontrata, te piden papeles. Tenerlos ordenados es un sistema, no un esfuerzo puntual.
| Documento | Qué guardar | Quién lo pide |
|---|---|---|
| Formación del convenio | Diplomas de 8 h, 20 h por oficio y 60 h si aplica | Contratista, coordinador, Inspección |
| Entrega de EPIs | Registro firmado por trabajador | Contratista, Inspección |
| Vigilancia de la salud | Oferta del reconocimiento y aptitud | Contratista, coordinador |
| REA | Inscripción vigente (vale 3 años, Ley 32/2006) | Contratista principal |
| Plan de seguridad | Plan propio o adhesión al del contratista (RD 1627/1997) | Coordinador |
| Altas en la Seguridad Social | Documento de alta por trabajador | Contratista, Inspección |
CRM: dónde viven tus clientes y tus presupuestos
Un CRM es, en una empresa de reformas, la lista ordenada de contactos, visitas, presupuestos enviados y su estado. No hace falta que sea complejo. Hace falta que lo uses siempre.
- Cada contacto, con origen: web, recomendación, anuncio.
- Cada presupuesto, con fecha de envío, importe y estado.
- Recordatorio para hacer seguimiento a los presupuestos sin respuesta.
- Historial de obras hechas para cada cliente, útil para garantías y nuevas obras.
Archivo: encontrar cualquier papel en dos minutos
La prueba de un buen archivo es simple: si mañana te piden el presupuesto firmado, los anexos y las fotos de una obra de hace tres años, ¿los tienes? Una estructura que funciona:
- Una carpeta por obra, con el mismo esquema siempre: presupuesto, contrato, anexos, facturas, fotos, actas, prevención.
- Una carpeta por trabajador: contrato, alta, formación, EPIs, salud.
- Una carpeta de empresa: REA, seguros, servicio de prevención, modelos de contrato.
- Copia de seguridad automática fuera del ordenador de la oficina.
- Conserva la documentación al menos mientras puedan reclamarte o tú puedas reclamar: el plazo general es de 5 años (art. 1964.2 del Código Civil), y la normativa fiscal y laboral tiene sus propios plazos que te indicará tu asesor.
Por dónde empezar: orden de implantación
No intentes cambiarlo todo en un mes. Cada sistema nuevo cuesta unas semanas de costumbre, y si metes cinco a la vez, el equipo abandona los cinco. Este orden prioriza lo que tiene fecha legal y lo que más dinero protege.
- Facturación adaptada a Verifactu. Tiene fecha y sanción: es lo primero.
- Seguimiento de cobros. Sale casi gratis del programa de facturación y es caja inmediata.
- Presupuestos por partidas con base de precios propia. Protege el margen de cada obra nueva.
- Parte diario y registro de jornada. Te da los datos para corregir la base de precios.
- Carpeta de prevención por trabajador. Imprescindible si entras como subcontrata.
- CRM y archivo. Ordenan todo lo anterior y te ahorran tiempo cada semana.
✅ Consejos prácticos
- • Pide por escrito a tu proveedor de facturación que confirme que cumple el RD 1007/2023.
- • Adapta tu facturación antes de la fecha límite, no la última semana.
- • Haz presupuestos por partidas con una base de precios propia.
- • Imputa horas y facturas de proveedor a cada obra.
- • Revisa cada semana las facturas vencidas.
- • Usa la misma estructura de carpetas en todas las obras.
⚠️ Errores frecuentes
- • Confundir Verifactu con la factura electrónica entre empresas.
- • Dar por buenas fechas de factura electrónica sin la norma delante.
- • Presupuestar con un precio global sin partidas.
- • No saber qué obra gana dinero y cuál lo pierde.
- • Guardar los papeles de prevención en el móvil de cada encargado.
- • Tener un CRM que nadie actualiza.
📋 Checklist descargable
- Programa de facturación adaptado a Verifactu.
- Confirmación escrita del proveedor.
- Base de precios por partidas actualizada.
- Parte diario y registro de jornada en marcha.
- Costes imputados a cada obra.
- Listado de cobros pendientes revisado cada semana.
- Carpeta de prevención por trabajador.
- CRM con presupuestos y estado.
- Archivo por obra con copia de seguridad.
Guarda esta página en marcadores para consultarla en cualquier momento.
⬇️ Descargar esta checklist en PDFPreguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos?
Los autónomos deben tener su sistema de facturación adaptado antes del 1 de julio de 2027. Las sociedades, antes del 1 de enero de 2027. Los plazos los fijó el RDL 15/2025.
¿Qué multa hay por no cumplir Verifactu?
Tener un software de facturación no adaptado puede suponer una sanción de 50.000 € por cada ejercicio, según el art. 201 bis de la Ley General Tributaria.
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica?
No. Verifactu regula cómo registra tu programa las facturas para que no se puedan alterar. La factura electrónica B2B, desarrollada por el RD 238/2026, regula el formato de envío entre empresas y se aplicará por fases. Su calendario para pequeñas empresas y autónomos no está confirmado.
¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel o Word?
Verifactu se aplica a los sistemas informáticos de facturación. Cómo afecta exactamente a quien factura con plantillas es una consulta para tu asesor. En la práctica, un programa adaptado elimina la duda.
¿Qué debe tener un programa de presupuestos de obra?
Base de precios por unidad, separación de mano de obra y material, margen explícito, anexos de extras, conversión del presupuesto en hitos y facturas, y comparación entre lo presupuestado y lo gastado.
¿Qué programas necesita una empresa de reformas pequeña?
Como mínimo: facturación adaptada a Verifactu, presupuestos por partidas, control de horas y costes por obra, seguimiento de cobros y un archivo ordenado. Pueden ser uno o varios programas; lo que importa es que cubran esas funciones y que se usen.
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